نمایشگر دسته ای مطالب
نمایشگر دسته ای مطالب

بازگشت به صفحه کامل

96045-فرایندهای مرتبط با دوره‌های آموزشی کوتاه‌مدت


 

بسم الله الرحمن الرحیم


فرایند در علوم مختلف معانی مختلفی دارد و در سازمان‌ها به مجموعه‌ای از اعمال ساختاریافته و به‌هم‌مرتبط که ایجاد‌کننده یک خدمت یا محصول است، گفته می‌شود. علاوه براین می‌توان فرایند را شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها دانست که سازمان را به نیازهای مشتریانش ارتباط می‌دهد و ارزشی را برای سازمان ایجاد می‌کنند. این ارزش می‌تواند مواردی مانند افزایش کیفیت، سهولت در پاسخ‌دهی، کاهش هزینه، افزایش رضایت‌مندی و... باشد. جهت انجام درست فرایندهای سازمان، لازم است تا فرایندها طی یک برنامه مدون مورد تحلیل و پایش واقع گردند. به عبارت دیگر جهت بهبود فرایندهای سازمان نیاز است تا وضعیت موجود آنها به درستی درک شده و سپس طی مراحلی نسبت به بهبود آن­ها اقدام نمود.

فهرست فرایندها

1-   درخواست دوره

2-  تدوین برنامه اجرایی

3-  ثبت‌نام متقاضیان مدرسی

4-  تامین منابع وآماده سازی سامانه LTMS

5-  ثبت‌نام دوره آموزشی

6-  ثبت‌نام متقاضیان مدارس غیردولتی

7-  مدیریت کلاس/دوره

8-  سنجش اثربخشی دوره آموزشی

9-   تنظیم پرونده و سند مالی دوره

10- صدور گواهینامه درون سازمانی

11- ثبت گواهینامه برون سازمانی

 

1-درخواست دوره

1-1-نیازسنجی دوره آموزشی براساس اولویت‌ها و درخواست فراگیران و با توجه به سقف ساعت سالانه دوره‌آموزشی

1-2-درخواست کتبی دوره از واحد درخواست کننده با استفاده از فرم درخواست (فرم شماره1)

  • تعیین شرایط و آمار فراگیران با توجه به رشته شغلی، رشته تدریس، مقطع و ...

  • تعیین زمان و مکان برگزاری که می تواند بعد از موافقت با  درخواست دوره نیز انجام شود.

  • تعیین نحوه برگزاری و محل تامین اعتبارات مالی مورد نیاز

1-3-موافقت با درخواست دوره در کمیته اجرایی آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی با تعیین کد، عنوان دوره و بررسی داشتن مجوز اجرا در سامانه LTMS

1-4-عقد تفاهم‌نامه با تعیین تعهدات طرفین

1-5-درخواست دوره> ورود به سامانه  LTMSبعنوان کارشناس> انتخاب قسمت "دوره‌های ضمن خدمت"> جستجوی دوره> درخواست دوره توسط کارشناس منطقه> تعیین بازه زمانی اجرا، تعداد کلاس، تامین هزینه دوره، روش ثبت‌نام، پذیرش مهمان و سهمیه (بازه زمانی اجرا برای دوره بهتر است تا پایان سال درنظرگرفته شود تا در صورت تعویق یا تمدید زمان اجرا، نیاز به ویرایش دوره نباشد. در روش ثبت‌نام با کارشناس، سهمیه یا ظرفیت ثبت‌نام فراگیران با توجه به تعداد کلاس باید مشخص گردد و در روش ثبت‌نام با فراگیر، ظرفیت و تعداد کلاس، سهمیه فراگیران را مشخص می کند. حداکثر ظرفیت کلاس با توجه به مدل برگزاری دوره متفاوت است.)

1-6-تایید دوره توسط اداره برنامه‌ریزی و آموزش نیروی انسانی اداره کل آموزش و پرورش استان> ورود به سامانه  LTMS بعنوان کارشناس>  انتخاب قسمت "دوره‌های درخواستی"> انتخاب دوره> تایید دوره

2-تدوین برنامه اجرایی

2-1-برنامه اجرایی دوره با هماهنگی عوامل اجرایی و کارشناس آموزش نیروی انسانی و براساس فرم درخواست (فرم شماره1) تدوین می‌گردد. (از فرم شماره1 می توان بعنوان برنامه اجرایی دوره استفاده کرد.)

2-2-تعیین تعداد و شرایط فراگیران، تعداد کلاس و مدرس (کلاس‌بندی دوره متناسب با آمار، شرایط فراگیران و رعایت حداکثر و حداقل فراگیران انجام می‌گیرد. کلاس‌‌بندی فراگیران در مواردی که تدریس مباحث دوره بین چند مدرس قسمت‌بندی می‌شود دقت گردد.)

2-3-تعیین زمان برگزاری کلاس با توجه به ساعت کل دوره، تعداد روز برگزاری، اسکان، تغذیه، ترابری و شرایط فراگیران و زمان فراغت آنها در زمان اجرا و حداکثر6ساعت در روز

2-4-تعیین مکان فیزیکی یا الکترونیکی ثبت‌نام، کلاس و آزمون (برنامه دوره‌های آموزشی در حال اجرا جهت جلوگیری از تداخل زمانی و مکانی، زمان ثبت‌نام، کلاس و آزمون باید بررسی گردد.)

2-5-تعیین اسکان (آمار، مدت و محل اسکان) و ایاب و ذهاب در صورت نیاز

2-6-تعیین عوامل اجرایی با توجه به آمار فراگیران، زمان، مکان و نحوه برگزاری (چنانچه نام مدرس در بانک مدرسین سامانه LTMS وجود ندارد، جهت ثبت و تایید در سامانه LTMS، قبل از شروع دوره اقدام مقتضی انجام گردد.)

2-7-تعیین زمان مناسب و کافی جهت اطلاع‌رسانی و ثبت‌نام فراگیران

2-8-تعیین برنامه‌های جانبی در صورت نیاز (جلسه افتتاحیه، اختتامیه، بازدید گروهی و ...) که چنانچه کل دوره یا قسمتی از آن در خارج از مرکز آموزش نیروی انسانی برگزار می‌گردد، جهت هماهنگی با مسئول مکان برکزاری با نامه اداری مکاتبه گردد.

2-9-تعیین پذیرایی (تعداد میان وعده و غذا)، تجهیزات و مواد آموزشی موردنیاز دوره

2-10-تعیین مدل ارزشیابی (برگزاری آزمون و یا انجام پروژه) و زمان آزمون پایانی یا تحویل پروژه در فاصله زمانی یک تا سه هفته پس از پایان جلسات دوره آموزشی

3-ثبت‌نام متقاضیان مدرسی

3-1-ثبت و تایید مدرس یا مدرسین دوره در بانک مدرسین LTMS باید قبل از اطلاع رسانی و شروع دوره انجام گیرد.

3-2-ثبت درخواست متقاضی> مراجعه به سامانه جامع مدیریت یادگیری آموزش فرهنگیان (LTMS.MEDU.IR)> کلیک دکمه سبز رنگ "ثبت‌نام متقاضیان مدرسی"> انتخاب گزینه مربوط به قبول شرایط و ضوابط> تکمیل اطلاعات براساس مدارک> کلیک دکمه "ثبت اطلاعات" (در این مرحله با کلیک دکمه "ثبت اطلاعات" در صورت تکمیل اطلاعات ضرروی، با پیغام ثبت موفق و اعلام امتیاز و کد‌رهگیری روبرو می شوید. جهت ویرایش اطلاعات باید در قسمت نام کاربری کد ملی و در قسمت رمز عبور کد‌رهگیری را داشته باشید.)

3-3-مراجعه حضوری متقاضی به کارشناس آموزش نیروی انسانی اداره محل خدمت با همراه داشتن اصل مدارک ثبت‌شده در سامانه

3-4-بررسی، تایید مدارک و چاپ نامه استعلام حراست توسط کارشناس آموزش نیروی انسانی> ورود به سامانه LTMS بعنوان کارشناس> انتخاب قسمت "متقاضیان مدرسی"> جستجوی مدرس> کلیک دکمه "تایید مدارک"> چاپ نامه استعلام و ارسال به واحد حراست (برای مدرس غیرفرهنگی ارائه فتوکپی شناسنامه و کارت ملی با تعیین محل کار و شماره تلفن برای حراست الزامی است.)

3-5-دریافت پاسخ نامه (تایید حراست)، ثبت شماره نامه و تایید نهایی توسط کارشناس آموزش نیروی انسانی.

3-6-استفاده از مدرس غیربومی شاغل در استان، به تایید استانی اداره برنامه‌ریزی و آموزش نیروی انسانی اداره کل نیاز دارد و استفاده از مدرس غیربومی شاغل در کشور، به تایید ستادی وزارت نیاز دارد. (جهت تایید استانی مدرس غیربومی، نیاز به درخواست منطقه با نامه اداری است)

3-7-ثبت کد دوره‌های آموزشی مورد تدریس در کادر مشخص شده توسط کارشناس آموزش نیروی انسانی پس از تایید صلاحیت تدریس دوره آموزشی توسط شورای تعیین صلاحیت مدرسان.

4-تامین منابع وآماده سازی سامانه LTMS

4-1-بررسی و تامین محتوا و مواد آموزشی (طرح درس مدرس، بررسی و تایید محتوای آموزشی و نظارت بر تهیه آن براساس سرفصل دوره خصوصا در دوره‌های مجازی، تامین کتاب یا بسته آموزشی شامل جزوه چاپی، بروشور، لوح فشرده، مواد‌آزمایشگاهی و...)

4-2-بررسی و تامین امکانات محل برگزاری دوره (تعداد کلاس، پارکینگ، سرویس بهداشتی، محل پذیرایی و صرف غذا، محل اسکان) و امکانات کلاس برگزاری دوره (روشنایی، تهویه، سرمایش، گرمایش، میز، صندلی، تخته وایت برد، ماژیک، تخته‌پاک‌کن، بلندگو، رایانه، ویدئوپروژکتور، پرده‌نمایش، برد هوشمند و ...)

4-3-تامین میان وعده پذیرایی، صبحانه، نهار و شام در صورت نیاز

4-4-ثبت مدیر دوره توسط کارشناس آموزش نیروی انسانی> ورود به سامانه  LTMSبعنوان کارشناس> انتخاب قسمت "دوره‌های درخواستی"> جستجوی دوره> کلیک پیوند "عوامل دوره"> کلیک دکمه "اضافه کردن عامل"> تعیین وضعیت، کد پرسنلی/ملی و ...  (جهت ورود به سامانه با کد مدیر دوره ثبت مدیر دوره الزامی است.)

4-5-ثبت سایر عوامل اجرایی (مدرس، همکار، طراح سوال، خدمتگزار و...) در سامانه LTMS> ورود به سامانه LTMS بعنوان مدیر دوره> انتخاب قسمت "عوامل اجرا" از منوی ردیف بالا> کلیک دکمه "اضافه کردن عامل"> تعیین وضعیت، کد پرسنلی/ملی و... (تعیین فردی بعنوان مدرس منوط به وجود نام وی در بانک مدرسین است. برای تعیین عوامل اجرایی با کد ملی از گزینه غیر‌فرهنگی در قسمت وضعیت استفاده کرده و نام و نام خانوادگی بصورت دستی تایپ می‌گردد.)

4-6-تعریف کلاس در سامانه> ورود به سامانه LTMS بعنوان مدیر دوره> انتخاب قسمت "کلاس‌های دوره" از منوی ردیف بالا> کلیک دکمه "تعریف کلاس"> تعیین تاریخ ثبت‌نام، تاریخ کلاس و ظرفیت کلاس (در روش ثبت‌نام با فراگیر کلاس‌های سامانه به مرور زمان تعریف گردد تا کلاس‌ها به ترتیب تکمیل گردد.)

4-7-چنانچه طبق برنامه اجرایی، دوره در چند نوبت برگزار می‌شود، برنامه تشکیل دوره برای کلاس مشخص گردد> ورود به سامانه LTMS بعنوان مدیر دوره> انتخاب قسمت "کلاس‌های دوره" از منوی ردیف بالا> کلیک دکمه+ "درج برنامه جدید" جلوی نام هر کلاس> تعیین برنامه کلاس و کلیک دکمه "ثبت برنامه"

4-8-اعلام به مدرس/مدرسین دوره جهت تهیه سوالات پیش‌آزمون دوره (چنانچه پیش‌آزمون در سامانه LTMS برگزار می‌شود سوالات باید قبل از شروع دوره در سامانه ثبت گردد.)

4-9-اطلاع‌رسانی مشخصات دوره (کد، عنوان، ساعت، ویژگی دوره و شرایط فراگیران) و همچنین برنامه اجرایی دوره (زمان، مکان و نحوه ثبت‌نام/کلاس/آزمون) در سامانه  LTMS(LTMS.MEDU.IR)، سایت معاونت پژوهش و برنامه‌ریزی (TSTC.YAZDEDU.IR) یا در سایت اداره منطقه

5-ثبت‌نام دوره آموزشی

5-1-ثبت‌نام فراگیران قبل از زمان شروع كلاس توسط فراگیر یا کارشناس آموزش نیروی انسانی در سامانه LTMS انجام می‌گردد.

5-2-در روش ثبت‌نام با فراگیر> ورود به سامانه LTMS بعنوان فراگیر> انتخاب قسمت "ثبت‌نام در دوره‌ها"> انتخاب دوره> کلیک دکمه "ادامه جهت انتخاب کلاس"> انتخاب کلاس> کلیک دکمه "ثبت‌نام"

5-3-در روش ثبت‌نام با کارشناس> ورود به سامانه LTMS بعنوان کارشناس> انتخاب قسمت "معرفی فراگیران دوره‌های متمرکز"> انتخاب دوره> کلیک دکمه "معرفی فراگیر"> انتخاب کلاس> درج کد پرسنلی فراگیر> کلیک دکمه "ثبت‌نام" (در روش ثبت‌نام با کارشناس، فهرست اسامی فراگیران دوره بصورت گروهی توسط واحد مجری طبق قالب فایل Excel معرفی‌نامه(Introduction)، جهت ثبت‌نام در سامانه به کارشناس آموزش نیروی انسانی معرفی می‌گردد.

5-4-در مواردی ثبت‌نام در دو مرحله یکی در سامانه LTMS و دیگری در سامانه ارائه محتوا و همچنین در مواردی ثبت‌نام اولیه، در یک فرم الکترونیکی خارج از سامانه LTMS انجام می‌گردد. درهرحالت ثبت‌نام فراگیر در سامانه LTMS با داشتن شرایط دوره و رعایت سقف ساعت سالانه دوره آموزشی، انجام می‌گیرد و فراگیر قبل از شرکت در دوره جهت اطمینان از ثبت‌نام خود، می تواند قسمت "دوره‌های ثبت‌نام شده" را بررسی نماید.

5-5-صدور برگ ماموریت جهت حضور فراگیر در دوره آموزشی در صورت نیاز، بعهده اداره محل خدمت فراگیر است و صدور معرفی‌نامه درصورت نیاز، بعهده اداره محل خدمت یا اداره کل با توجه به نوع دوره است که براساس قالب فایل معرفی‌نامه (Introduction) انجام می‌شود.

5-6-در صورتی که ثبت‌نام فراگیر مهمان در سامانه LTMS توسط کارشناس آموزش نیروی انسانی محل خدمت مقدور نباشد، ثبت‌نام توسط کارشناس آموزش نیروی انسانی محل اجرا یا مدیر دوره انجام می‌شود> ورود به سامانه  LTMS بعنوان مدیر دوره> انتخاب قسمت "کلاس‌های دوره" از منوی ردیف بالا> کلیک دکمه "معرفی مهمان"> درج کد پرسنلی فراگیر> کلیک دکمه "جستجو" و سپس دکمه "ثبت" (دکمه "معرفی مهمان" در صورتی فعال و مشاهده می‌شود که در زمان درخواست دوره میزان ظرفیت پذیرش مهمان در هر کلاس تعیین گردد در غیر اینصورت باید درخواست دوره توسط اداره برنامه ریزی و آموزش نیروی انسانی ویرایش گردد.)

5-7-در روش ثبت‌نام با فراگیر، چنانچه دوره آموزشی موردنظر برای ثبت‌نام در قسمت "ثبت‌نام در دوره‌ها" مشاهده نشود و یا در روش ثبت‌نام با کارشناس، چنانچه ثبت‌نام فراگیر به دلیل مغایرت اطلاعات شغلی امکان پذیر نباشد به این معنی است که با توجه به شرایط دوره و حکم و ابلاغ فراگیر که در قسمت "اطلاعات فراگیر" قابل مشاهده است، امکان ثبت‌نام وجود ندارد. (بطور معمول در صورت صدور حکم و یا ابلاغ جدید توسط امور اداری، اطلاعات شغلی فراگیر بصورت خودکار در سامانه LTMS بروز می‌گردد ولی چنانچه در زمان ثبت‌نام دوره، اطلاعات شغلی فراگیر تغییر نکرده است، فراگیر می‌تواند با مراجعه به واحد آموزش نیروی انسانی، اطلاعات شغلی خود را بروزرسانی نماید.)

5-8-با توجه به اینکه شرکت کلیه معلمان رسمی و غیررسمی مدارس دولتی و غیردولتی در دوره‌های آموزشی مرتبط با کتب تازه‌تالیف و استانداردهای مهارتی جدید به شرط داشتن ابلاغ تدریس درس مربوط با هر میزان ساعت، الزامی است، چنانچه به هر علت امکان ثبت‌نام فراگیری در سامانه فراهم نباشد، جهت ثبت‌نام و دستیابی به آمار فراگیران متقاضی شرکت در دوره، با هماهنگی اداره برنامه‌ریزی و آموزش نیروی انسانی از طریق سایر روشهای ممکن اقدام گردد.

5-9-لغو ثبت‌نام توسط فراگیر (در صورتی که فراگیر نمی‌تواند به هر علتی در دوره شرکت کند باید قبل از شروع دوره ثبت‌نام خود را لغو نماید)> ورود به سامانه LTMS بعنوان فراگیر> انتخاب قسمت "دوره‌های ثبت‌نام شده"> کلیک دکمه "انصراف از کلاس" برای دوره موردنظر (عدم مشاهده دکمه "انصراف از کلاس" به معنی اتمام زمان ثبت‌نام یا انصراف است و لغو ثبت‌نام درصورت امکان توسط کارشناس انجام می‌شود.)

5-10-لغو ثبت‌نام توسط کارشناس> مراجعه حضوری و ارائه درخواست کتبی حذف دوره> ورود به سامانه LTMS بعنوان کارشناس> انتخاب قسمت "معرفی فراگیران دوره‌های متمرکز"> انتخاب دوره> جستجوی فراگیر> کلیک دکمه× "حذف" (چنانچه دوره در قسمت "معرفی فراگیران دوره‌های متمرکز" مشاهده نمی‌شود باید با ویرایش درخواست دوره، روش ثبت‌نام از فراگیر به کارشناس تغییر یابد)

6-ثبت‌نام متقاضیان مدارس غیردولتی

6-1-در حال حاضر معلمان فاقد کدپرسنلی شاغل در مدارس غیردولتی باید با ورود به سامانه LTMS، مشخصات خود را ثبت‌ نمایند تا بتوانند در دوره آموزشی که دارای شرایط آن هستند، ثبت‌نام و شرکت نمایند.

6-2-ثبت‌نام اولیه متقاضی> مراجعه به سامانه جامع مدیریت یادگیری آموزش فرهنگیان (LTMS.MEDU.IR)> کلیک دکمه سبزرنگ "ثبت‌نام کادر اداری و آموزشی مدارس غیردولتی"> ثبت‌نام اولیه و کلیک دکمه "ارسال اطلاعات"

6-3-تکمیل اطلاعات توسط متقاضی> ورود به سامانه  LTMSبعنوان فراگیر(کدملی)> تکمیل اطلاعات مانند کد واحد آموزشی، رشته تدریس و...

6-4-تایید اطلاعات ثبت‌شده توسط مدیر مدرسه> ورود به سامانه  LTMSبعنوان مدیران غیردولتی(کد مدرسه)> انتخاب قسمت "تایید فراگیران">  انتخاب فراگیر> بررسی صحت اطلاعات> کلیک دکمه "تایید اطلاعات"

7-مدیریت کلاس/دوره

7-1-چاپ ابلاغ کل عوامل اجرایی و یادآوری زمان شروع کلاس به مدرس/مدرسین قبل از شروع دوره

7-2-چاپ فرم مشخصات دوره> ورود به سامانه  LTMSبعنوان مدیر دوره> انتخاب قسمت "درخواست دوره" از منوی ردیف بالا> چاپ مجوز دوره ( این فرم شامل اطلاعات دوره و عوامل اجرایی دوره می باشد. قبل از چاپ، ثبت اطلاعات همه عوامل اجرایی از جمله مدیر و مدرس در این فرم کنترل شود)

7-3-کلاس‌بندی مجدد فراگیران بعد از اتمام ثبت‌نام و قبل از شروع دوره در صورت نیاز> ورود به سامانه LTMS بعنوان مدیر دوره> انتخاب قسمت "شرکت‌کنندگان" از منوی ردیف بالا> انتخاب کلاس موردنظر مبدا> کلیک دکمه "نمایش"> انتخاب فراگیران مورد نظر> انتخاب کلاس موردنظر مقصد از فهرست باز شدنی "انتقال به" در انتهای لیست> کلیک دکمه "افراد انتخاب شده انتقال یابند"

7-4-چاپ فرم مشخصات فراگیران/نمره> ورود به سامانه  LTMSبعنوان مدیر دوره> انتخاب قسمت "کلاس‌های دوره" از منوی ردیف بالا> کلیک پیوند "مشاهده نم